Почувствуй себя аудитором

Программа «Гостевой аудитор» практикуется в Uniper уже несколько лет, но в Россию пришла только в 2020 году. Ее суть в том, что к внутренним аудиторским проверкам, наряду с представителями управления внутреннего аудита, привлекаются сотрудники из других подразделений. Конечно, это делается таким образом, чтобы не возникало конфликта интересов.

Подобный подход дает массу плюсов. Для управления внутреннего аудита это возможность улучшить взаимоотношения с другими подразделениями и сделать процесс проверки еще более прозрачным. Сотрудники управления демонстрируют коллегам суть своей работы, обязанностей, методик и получают взамен новый опыт, знания и свежий взгляд на привычные вещи.

Преимущество для участника заключается в возможности расти профессионально. Человек учится лучше анализировать бизнес-процессы, видеть их в целом от начала до конца, находить области для улучшений, понимать проблемы, в которые он прежде не погружался, с позиции своего подразделения. Также он может лучше понять саму процедуру аудитов, и это тоже большое преимущество программы. Ну и, конечно, такой опыт просто интересен и расширяет кругозор: человек уходит за рамки привычного ему бизнес-процесса и оказывается в абсолютно новой среде.

Вероника Семенова, начальник управления внутреннего аудита, вдохновитель программы:

– В Uniper участник «Гостевого аудитора» на две недели переключается от своих основных обязанностей и занимается только аудитом. Но мы адаптировали программу, сделали ее более удобной бизнесу и сотрудникам. Мы идем по пути частичного вовлечения: аудит занимает не полный день участника, а иногда даже и не каждый день. В то же время мы не ограничиваемся двумя неделями: обстоятельства могут сложиться по-разному, и этого времени может попросту не хватить. Это позволяет людям не бросать свою основную работу.

Опыт 2020 года оказался для нас крайне ценен: на каждом аудите коллеги из других подразделений выкладывались по полной. Они дали нашему управлению ценные знания и навыки, которых у нас ранее не было. Это качественно новый уровень проверок и потрясающая синергия внутри аудиторской команды. В 2021 году планируем продолжать развитие программы.

Слово участникам

Евгений Черкасский, начальник службы надежности, пожарной и экологической безопасности:

– Моей целью было «прокачать» аудиторские навыки. По роду деятельности мне необходимо выполнять технические аудиты, и я подумал, что было бы интересно увидеть, как проводятся проверки со стороны профессиональных аудиторов. Этот опыт должен мне помочь в работе. Вместе с тем хотелось почерпнуть и новые знания в важной и сложной с технической точки зрения теме.

Ожидания оправдались в полной мере и даже более того! В качестве неожиданного и интересного бонуса я получил опыт проведения семинаров для коллег из производственных подразделений всех стран присутствия Uniper. По поручению COO Uniper Дэвида Брайсона наша команда организовала такие мероприятия, чтобы распространить уроки, которые нам дало расследование серьезной аварии.

Аудит, в котором я участвовал, изначально назывался «Проверка статуса выполнения рекомендаций по итогам технического расследования аварии на турбине Maasvlakte, блок 3». Но аудит трансформировался в консалтинговый проект по поддержке выполнения этих рекомендаций. Мы реализовывали концепцию доверенного советника, давали подсказки проверяемым по разным вопросам: например, как аудиторы видят выполнение тех или иных рекомендаций с технической точки зрения, что будет являться надежным свидетельством их выполнения. Это, на мой взгляд, уникально – я раньше не видел, чтобы аудиторы так помогали аудируемым.

Еще одна особенность заключалась в том, что взаимодействие происходило полностью дистанционно, с представителями четырех стран. Я сделал вывод, что такой формат приемлем, но скорее в ситуации форс-мажора: вообще говоря, это сложно с точки зрения коммуникаций и визуального подтверждения, требует больше времени для анализа достаточности свидетельств аудита. На мой взгляд, лучше часть аудита оставлять полевой, а оставшуюся часть выполнять из офиса. Возможно, наработки, которые мы сделали, помогут в оптимизации процесса проведения проверок.

«Гостевой аудитор» – это программа для любознательных людей, открытых для новой информации и желающих разобраться в самих деталях проведения аудитов: почему аудиторы действуют по данной схеме, почему именно эти алгоритмы используют и многом другом. Опыт участия очень ценен. В моем случае, во-первых, удалось распространить в Юнипро уроки от аварии. Во-вторых, нам предстоит отчитаться перед концерном о степени выполнения рекомендованных противоаварийных мероприятий по блоку 3 Березовской ГРЭС, и теперь мы лучше понимаем, чего от нас ждут. Третье: в плюс пошел опыт работы с информационными системами и данными для организации командной работы на расстоянии.

Денис Алексеенков, начальник управления контроллинга:

– От заманчивого предложения поучаствовать в аудите невозможно было отказаться. А первоочередной моей целью стало научиться смотреть на ситуацию со стороны – через призму общения в сфере, в которой я не работаю.

Я принял участие в аудите строительных лесов. Мы рассматривали целесообразность тех или иных действий и процессов в планировании, приемке. Не будучи строителем, я смотрел «со стороны» на то, как можно сделать что-либо иначе. Аудит – это в большей степени общение! Чтобы добиться цели, нужно общаться с большим количеством людей. Ты, как обладатель определенных знаний, задаешь вопросы другим знатокам в своем деле. Они в ответ делятся информацией. И дальше уже с ними вместе можешь подумать над тем, как более оптимально достигать результатов.

В то же время очень интересна сама организация аудитов. Ты принимаешь участие в зрелом, продуманном от начала до конца процессе, видишь, как организованы вводное мероприятие, взаимодействие с коллегами, «полевые» работы.

По итогам участия наша команда сделала несколько выводов по оптимизации и усовершенствованию процессов, которые положительно повлияют на последующие строительные проекты. Коллегам рекомендую: смело принимайте участие в программе! Это интересно. Но старайтесь идти на аудиты, которые не близки вашей профессиональной области. Только так получится взгляд со стороны. Вы сможете разобраться в незнакомом для себя процессе, почерпнуть новую информацию.