Хочешь изменить мир – начни с себя

Система внутреннего контроля (СВК) была внедрена в компании Юнипро более десяти лет назад. Однако, как выясняется, многие сотрудники до сих пор не понимают, что она собой представляет и кем контролируются бизнес-процессы – человеком, компьютером или неким ревизором, внутренним полицейским, который всегда наблюдает за работником. Между тем СВК – очень полезный и нужный механизм как для конкретного сотрудника, выполняющего определенный бизнес-процесс, так и для компании в целом. Подробнее об этом «Юнипро Мегаватт» рассказали Оксана Иванова, начальник управления международной финансовой отчетности и внутреннего контроля, и Полина Лебедева, главный специалист управления международной финансовой отчетности и внутреннего контроля.

Справляться с проблемами и предупреждать их

Что такое СВК простыми словами?

Оксана Иванова: Это набор правил и процедур, которые помогают компании выстроить процессы таким образом, чтобы каждый сотрудник делал все вовремя, правильно и был уверен в результатах своей работы.

Набор правил един для всех?

Полина Лебедева: У каждого владельца бизнес-процесса свои правила. Объясню. Любой человек, выполняющий тот или иной бизнес-процесс, должен найти в своей работе правильный и оптимальный путь из точки А в точку В, то есть выполнять работу качественно и при этом не тратить много времени на отдельные задачи. Как этого добиться? Для этого необходимо структурировать работу: разбить процесс на этапы, найти контрольные точки, которые нужно проверять (где высокий риск ошибки), и подобрать контрольные процедуры, которые помогут минимизировать риски.

А кто будет проверяющим?

Оксана Иванова: Вы сами.

То есть система СВК равна системе самоконтроля?

Оксана: Верно! Это система вашего внутреннего контроля рабочего процесса с помощью процедур, которые мы помогаем описать.

Разве самоконтроль – это не сама собой разумеющаяся вещь?

Оксана Иванова: Не везде и не во всех процессах. К тому же нередко контроль цифр, задач, алгоритмов, схем осуществляется просто человеческим глазом, без следов контроля. Поэтому велик риск ошибки. Наша с Полиной задача – предложить владельцу бизнес-процесса альтернативную, но более эффективную контрольную процедуру по его рискам – чек-лист, автоматизацию или что-то другое. В итоге рабочие процессы становятся задокументированными и прозрачными, есть четкое разделение обязанностей и ключевые показатели эффективности в части контрольных процедур.

Полина Лебедева: СВК должна, где это возможно, в лице владельцев бизнес-процессов своевременно справляться с проблемами по мере их возникновения и предупреждать их. Не зависеть от последующей проверки или аудита.

Минимум рисков

Сколько людей в компании задействовано в СВК?

Полина Лебедева: На данный момент два человека в компании занимаются методологической поддержкой, обучением сотрудников, разработкой необходимой документации, проверкой и контролем.

Вы вдвоем разрабатываете СВК для всех сотрудников?

Полина Лебедева: Каждый владелец бизнес-процесса самостоятельно описывает шаги своей работы, риски и контрольные процедуры (ведь мы не можем знать тонкости работы всех 4500 сотрудников), но делает он это при нашей методической поддержке. Мы только держим его «под локотки», помогаем, а делает человек сам.

К вам может обратиться любой сотрудник, который хочет улучшить свой бизнес-процесс?

Полина Лебедева: Да. Если вы хотите, чтобы ваша работа занимала минимум времени, была менее энергозатратной, более эффективной, качественной и спокойной, приходите к нам в управление СВК. Мы покажем примеры, поможем сделать матрицу рисков и контрольных процедур. Человек будет видеть, все ли риски по его работе закрыты контрольными процедурами. Возможно, есть риск, который не реализовался лишь по счастливой случайности. Обладая аккумулированными знаниями обо всех бизнес-процессах организации, мы с Оксаной поможем обратившемуся к нам человеку не только структурировать его работу, но и эффективно интегрировать ее в другие процессы компании.

Польза для сотрудника и компании

Получается, что в основе СВК – риск-ориентированный подход. В чем тогда разница между СВК и риск-менеджментом?

Оксана Иванова: На уровне нашей компании риск-менеджмент занимается материальными рисками очень крупных сумм. Мы же занимаемся рисками на уровне шагов, то есть рисками, которые присущи самому бизнес-процессу ежедневно, при регулярных действиях.

В чем вы видите ценность СВК?

Оксана Иванова: Для сотрудника – выход на новый уровень эффективности и качества труда, когда все работает как часы, для компании – аналогичный синергетический эффект, который позволяет бизнесу достигать главных целей: эффективно и результативно работать, соблюдая законодательство; иметь достоверную и своевременную финансовую отчетность; противодействовать коррупционным и мошенническим схемам; сохранять активы.