Главная Новости Производство Контроль не теряем

Контроль не теряем

С недавних пор аудиты стали проходить в Юнипро по-новому. Начальник управления внутреннего аудита компании Вероника Семенова рассказала, как и почему изменился привычный ход вещей.

Зачем нужны внутренние проверки


Цель деятельности управления внутреннего аудита — убедиться в том, насколько эффективно в компании работают бизнес-процессы, выявить риски и предложить меры для их устранения.

В рамках процесса планирования мы ежегодно идентифицируем перечень тем для аудиторских проверок. В числе анализируемых аспектов могут быть производственные процессы, HR, корпоративные коммуникации, строительство, бухгалтерия, — объясняет Вероника Семенова.

В рамках пятилетнего цикла все процессы проходят аудит минимум по одному разу; при необходимости проверки проводятся чаще.

План аудиторских проверок составляется на год и имеет гибкий характер: ежеквартально из него выбирают темы, которые представляют собой большую актуальность. В том числе те вопросы, которые наиболее остро стоят для компании в текущий момент или обозначены топ-менеджментом компании, а также комитетом по аудиту.

Вероника Семенова, начальник управления внутреннего аудита

Команда управления включает в себя специалистов из разных областей: финансов, внутренних расследований, охраны труда, строительства, производства, IT и информационной безопасности.

Как изменилась работа управления

Пришлось по-новому взглянуть на план аудитов, выявить те, которые можно полностью провести в удаленном формате, и заняться ими. Но в какой-то момент они оказались закончены, и пришлось решать, как проводить осмотры объектов в режиме удаленного присутствия аудитора.

У всех наших сотрудников при уходе на удаленку были максимальная мобилизация и понимание того, что мы должны сохранить, насколько это возможно, деятельность компании в том виде, в котором она была, — отмечает наша собеседница. — Но некоторые вещи невозможно было делать, сидя дома за компьютером, — они требуют выезда в филиалы, взаимодействия с коллегами на местах.

Часть процессов стали отсматривать с помощью функции видеозвонка. В рамках одного из аудитов стояла задача посмотреть установку лесов на площадке проведения ремонтно-восстановительных работ на 3-м блоке Березовской ГРЭС. Как это сделать из Москвы? С помощью фото не получалось: аудиторы не могли увидеть те аспекты и детали, которые были им нужны. Но путем проб и ошибок решение нашлось — не только нетривиальное, но и технически непростое, потому что связь не всегда радовала стабильностью. Однако аудит провести удалось, все необходимые аспекты в рамках аудита мы смогли покрыть.

В рамках пятилетнего цикла все процессы проходят аудит минимум по одному разу

Также стал использоваться такой инструмент, как Google Earth. Программа показывает спутниковые снимки разных участков Земли, и с ее помощью можно увидеть открытые площадки хранения, расположенные в труднодоступных местах.

Что поменялось в рутинных процессах

До пандемии мы считали, что внутренние процессы и так уже максимально автоматизированы, — говорит Вероника Семенова. — Но оказалось, что ресурс для дальнейшей автоматизации есть, и неплохой. Мы очень многие вещи делали вручную, а их автоматизацию откладывали в долгий ящик. Когда же началась удаленка, она стала необходимостью. Это был толчок, и теперь автоматизация наших процессов только набирает обороты.

Обсуждаем аспекты промбезопасности

Изменения:


Инструмент финансового планирования для подразделения аудита. С учетом загруженности коллег собирать информацию по почте достаточно проблематично, плюс она не всегда поступает в едином формате. Поэтому был разработан инструмент, позволяющий сотрудникам вносить всю информацию в едином формате, а аудиторам — быстро выгружать эту информацию уже с пересчетом в иностранную валюту.

Учет трудозатрат по аудиторским проверкам. Сейчас, когда команда не собирается в одном месте с 9 до 18 часов, каждый распределяет свое время так, как удобно именно ему, и рабочий день порой длится до поздней ночи. В этих условиях необходимо анализировать затраченное время, понимать, сколько его уходит на каждый из аудитов.

Еще один новый инструмент разбивает общие задачи в рамках аудита на подзадачи; каждый из аудиторов проставляет время, которое потребовалось на ту или иную подзадачу. Это позволяет заметить, если часть процесса занимает больше времени, и понять, что было тому причиной.

Обмен информацией. Аудиторы теперь запрашивают всю информацию у проверяемых функций онлайн, и количество ее существенно возросло. Но большие массивы информации нецелесообразно просто пересылать в почту хаотичным образом. Для этого на корпоративном портале был создан ресурс, куда выгружаются сведения по каждому аудиту, и сотрудники управления берут их оттуда.

Что ждет нас в будущем

Сейчас идет работа над еще одним, более сложным проектом — внедрением инструментов цифровой аналитики для большого массива данных в режиме реального времени. Взаимосвязи между разными документами и событиями будут выявляться не в ручном режиме, а в автоматическом, что позволит проводить аудит быстрее и точнее.

Если договоры в рамках аудита будет анализировать сотрудник, то больше определенного их количества он отсмотреть не сможет. А система будет анализировать 100% документации и «подсвечивать» по определенному алгоритму моменты, которые отличаются от нормы.

Сотрудники филиалов, которые раньше были доступны для общения, сейчас постоянно заняты: помимо собственных задач, они отвечают на запросы аудиторов, — комментирует Вероника Семенова. — Возможно, в дальнейшем нам нужно будет подумать о комбинированном варианте работы: например, кого-то полностью освобождать от ответов на запросы. Ну и, конечно, пандемия не будет продолжаться бесконечно, и когда-нибудь мы вернемся к привычной практике выезда на станции для проведения аудита.

Елена Талалаева, начальник управления казначейских операций и риск-менеджмента, и Сергей Петров, заместитель начальника управления внутреннего аудита, на Яйвинской ГРЭС
Роман Малей, главный специалист управления внутреннего аудита инспектирует Яйвинскую ГРЭС
Задача специалистов аудита - выяснить, как в компании работают бизнес-процессы, определить риски и предложить меры для их устранения
Даже в условиях массовой дистанционной работы аудит требует выезда на места


Было интересно? Поддержите автора!

Поделиться

Комментарии

Чтобы оставить комментарий авторизуйтесь

Читайте также