Бизнес-процессы как по нотам

Представьте, что компания – это плодовое дерево. Основные бизнес-процессы – самые крупные ветви, а от них отходят ветви поменьше и совсем маленькие. Умелый садовник следит за здоровьем каждой веточки, чтобы на них вызревали хорошие плоды. В Юнипро эта роль отведена СВК – системе внутреннего контроля. Она существует в компании давно, но сегодня перешла в новую фазу своего развития. Давайте разберемся, что это такое, как и для чего работает.

Нам помогут:

• Оксана Иванова, начальник управления международной финансовой отчетности и внутреннего контроля;
• Полина Лебедева, главный специалист управления международной финансовой отчетности и внутреннего контроля.

Сработать на пять

– Коллеги, с чего началась история СВК в Юнипро?

О. И. СВК существует в компании довольно давно. Более десяти лет назад мы ее внедрили при помощи методологии концерна Uniper, которая соответствовала нашим потребностям во внутреннем контроле. В конце 2019 года руководство приняло решение об активном развитии СВК, повышении ее эффективности. Тогда мы начали анализировать возможности и перспективы развития СВК, строить планы. На это потребовалось некоторое время, и сейчас как раз находимся в активной стадии перемен. В том числе в 2021 году управление международной финансовой отчетности было переименовано в управление международной финансовой отчетности и внутреннего контроля. В нашей компании разработан план мероприятий по повышению эффективности существующей системы внутреннего контроля, в который будут вовлечены многие сотрудники.

– Что представляет собой СВК?

О. И. СВК – это система организационных мер, политик, инструкций, контрольных процедур, норм корпоративной культуры и действий, предпринимаемых руководством и работниками. СВК направлена на обеспечение достаточной уверенности в достижении пяти целей. Образно говоря, такая система для компании – как скелет для человеческого организма, как опора для моста, как несущие конструкции для здания. В ее основе – риск-ориентированный подход, и она подразумевает постоянное внимание за функционированием бизнес-процессов. В итоге эти процессы становятся задокументированными и прозрачными, есть четкое разделение обязанностей и ключевые показатели эффективности в части контрольных процедур.

Унификация процессов

О. И. Есть общая карта бизнес-процессов в компании, каждый делится на подпроцессы, и у них есть свои владельцы. Например, возьмем бизнес-процесс «Финансы». Он включает несколько подпроцессов: бухгалтерия, казначейство, налоги. Они, в свою очередь, тоже имеют несколько уровней: отражение закупок, отражение продаж, проведение платежей. Но и эти подпроцессы могут декомпозироваться на более мелкие.

О том, как тот или иной бизнес-процесс должен функционировать, описано в регламентах, должностных инструкциях и иных документах. В то же время в каждом есть риски. К примеру, возвращаясь к теме финансов, это неправильное отражение реквизитов, цифр, учетных данных. Чтобы превентивно покрыть эти риски, сотрудникам необходимо осуществлять контроль в определенных точках бизнес-процесса. Его периодичность устанавливается в зависимости от бизнес-процесса и его рисков и может быть разной – от ежедневной (при проведении каждой операции) до ежегодной. Реализуется контроль сегодня тоже по-разному: у кого-то это формализованная, довольно четкая и даже автоматизированная процедура, у других – нет. Пример автоматизированных процедур: в бухгалтерии действует инструмент «Календарь закрытий», автоматическая сверка данных и ряд других контрольных процедур. 

Данные по контрольным процедурам аккумулируются в службе внутреннего контроля, и это опять же делается самыми разными способами. Сейчас мы нацелены на унификацию – привести все к единообразию, для чего на внутреннем портале создается единая площадка СВК. В итоге мы видим общую картину того, насколько выполняются цели внутреннего контроля, что все контрольные процедуры работают эффективно. Также понимаем, как можно улучшить и оптимизировать бизнес-процессы. Эти сведения важны для руководства, акционеров, инвесторов, аудиторов. 

П. Л. Давайте приведем пример. Допустим, кладовщик выполняет свои должностные обязанности. Он действует, руководствуясь своими внутренними инструкциями в рамках процессов, к примеру, приемки и отгрузки товара. Алгоритмы регламентированы. И его деятельность сопровождают разные виды контроля. Вне зависимости от своего функционала, любой работник – звено большой цепи бизнес-процессов и его работа отражается в СВК.

Например, этот же сотрудник отвечает за физическое наличие товара на складе и соответствующую документацию. Документы он с определенной периодичностью отправляет в бухгалтерию / заносит в систему учета, бухгалтерия проверяет данные. Другая точка контроля – при выдаче товара со склада. Она также сопровождается ведением документов, которые завизированы уполномоченными лицами. И снова бухгалтерия сверяет эту документацию с данными в корпоративной системе. В то же время служба безопасности следит, чтобы какая-либо машина не выехала с территории без нужных документов. Контроль также осуществляется при инвентаризации склада, во время внутренних и внешних аудитов. Таких примеров еще довольно много. 

Когда данные в СВК будут систематизированы, служба внутреннего контроля сможет оперативно обратиться к любой точке контроля и проверить эффективность любого. Даже такого простого процесса, о котором сотрудники (владельцы процессов) порой даже не задумываются, просто выполняют его изо дня в день в рамках своих должностных обязанностей.

Руководство компании регулярно подтверждает эффективность СВК путем ежегодной оценки эффективности контрольных процедур. Осуществление наших планов повысит уверенность топ-менеджмента и облегчит принятие бизнес-решений.    

Следующий шаг – автоматизация

– Почему в 2020 году назрела необходимость развивать СВК?

О. И. В Uniper измеряют эффективность СВК путем ежегодной самооценки топ-менеджмента. Перед этим линейные менеджеры, отвечающие за систему, отчитываются перед управленцами о том, что их бизнес-процессы функционируют эффективно. В итоге генеральный и финансовый директора подписывают для акционеров соответствующее подтверждение.

Наши руководители сочли, что такой самооценки нам недостаточно, нужен более детальный подход к вопросу, более высокий уровень анализа бизнес-процессов и учет рисков по каждому из них. Карта рисков европейских коллег достаточно укрупненная. Важно обеспечить предельную прозрачность и более четкий контроль по каждому такому процессу. Это даст нам больше уверенности в том, что они работают нужным образом.

– На каком этапе развития СВК вы находитесь сегодня?

П. Л. Мы создали дорожную карту на 2022–2024 годы и действуем в соответствии с намеченными планами. Сейчас описываем бизнес-процессы компании, делаем их актуальную карту и визуализацию, чтобы каждый сотрудник четко понимал связь этих процессов. Оцениваем их эффективность, достаточность контрольных процедур, разрабатываем актуальные матрицы таких процедур с учетом риск-ориентированного подхода. Но, разумеется, не всех сразу. В самом ближайшем будущем начнем прорабатывать три ключевых для компании бизнес-процесса, которые определим позднее, в следующем году придет черед остальных. 

Параллельно мы популяризируем СВК. С внутренним контролем так или иначе имеют дело все сотрудники. Но не все слышали, что в компании есть такой функционал, и не все понимают свою важность в этой системе внутреннего контроля (или СВК, тогда – не все понимают свою роль в СВК). Еще одно направление: мы проводим презентации и обучение коллег по работе с СВК. В этом году разработаем более детальные тренинги, сделаем их регулярными и обязательными для всех новых сотрудников.

– Как система будет развиваться дальше?

О. И. Сейчас наши основные инструменты – Excel и внутренний портал, но дальнейшим шагом должна стать автоматизация СВК. Как мы понимаем, чем меньше участия человека в процессе контроля, тем выше прозрачность и объективность. В мире существуют отдельные IT-решения, которые можно использовать для такой системы, как наша, но нам об этом сейчас говорить рано. Ну а если уж заглядывать в далекое будущее, то будем внедрять инструмент налогового мониторинга, но его основой может стать только очень крепкая СВК.  

Уверенность в результатах

– СВК затрагивает абсолютно всех сотрудников?

П. Л. Все сотрудники участвуют в бизнес-процессах. Если же говорить о самих процедурах контроля в рамках этих процессов, то в них должны быть свои ответственные. Они аккумулируют данные и отчитываются перед службой внутреннего контроля. Но, как вы понимаете, сейчас это все в стадии проработки. 

О. И. Если рассмотреть роли всех участников, то получается так. Руководители организуют бизнес-процессы. Они ставят цели, управляют рисками, разрабатывают правила. Сотрудники выполняют контрольные процедуры и занимаются их улучшениями и автоматизацией. Управление международной финансовой отчетности и внутреннего контроля помогает, поддерживает в плане методологии, координации. Управление казначейских операций и риск-менеджмента идентифицирует, анализирует риски компании, развивает культуру управления рисками. Еще один участник – управление внутреннего аудита. Оно проводит независимую проверку дизайна и функционирования СВК, дает рекомендации по повышению ее эффективности.

– Почему система внутреннего контроля так важна для компании?

О. И. Как я уже упомянула, СВК преследует пять основных целей. Каждая из них – ключевая. Без соблюдения этих пяти основ ни одна компания работать не может. Конечно же, мы и сейчас их достигаем, но четкая система внутреннего контроля поможет нам повысить уверенность топ-менеджмента в результатах. Кстати, в прошлом году данные о работе нашей СВК были впервые внесены в годовой отчет Юнипро (по итогам 2020 года), что также говорит о ее особой важности для нас. 

П. Л. Добавлю, что система внутреннего контроля – это уже зарекомендовавшая себя мировая, а теперь и российская практика. В нашей стране она активно развивается с 2013 года и сейчас стала неотъемлемой частью ряда крупнейших компаний на отечественном рынке.