Проактивный подход может решить любую задачу

В рамках конкурса в Юнипро уже третий год определяют лучших закупщиков. В 2023 году в финал вышло 14 человек, чьи проекты в ноябре были рассмотрены на совещании блока закупок в городе Суздаль. О том, как проводится этот конкурс и чем он интересен и участникам, и компании в целом, мы побеседовали с Еленой Дубцовой, директором по закупкам Юнипро.

Елена Дубцова, директор по закупкам Юнипро

Рассказать о себе, поделиться опытом

- Елена, что побудило компанию проводить соревнование среди закупщиков?

- Лучших закупщиков в нашей компании мы искали и выделяли давно, но тогда их просто определяло руководство по тем или иным показателям работы. Просто считали KPI (ключевые показатели эффективности) и констатировали факт: такой-то человек у нас лучший. Но сами закупщики при этом никак себя не проявляли вне рамок выполнения своих профессиональных обязанностей. С 2021 года мы решили поменять формат и дать закупщикам возможность рассказать о себе, поделиться с коллегами своими наработками, подходом, опытом, чтобы все не просто видели какие-то голые цифры, а понимали, как человек добился такого результата, что он для этого сделал, как вложился в свой тяжелый труд. Поэтому и название у конкурса такое – «Истории успеха в закупках».

- В конкурсе могут принять участие все сотрудники, участвующие в закупках?

- Да. Каждый участник готовит презентацию. Сначала проходит отбор лучших работ в филиалах и исполнительном аппарате компании, где оценивают работы коллег на местах. Наш принцип: все голосуют за всех, кроме себя. Работы по определенным критериям оцениваются самими участниками, все абсолютно прозрачно. После этого проводится общее собрание, на котором финалисты показывают свои работы, и опять же все оценивают друг друга. В 2021 году, когда мы впервые организовали конкурс, из-за пандемических ограничений финал проводился в в режиме онлайн-конференции, но в последние два года мы делаем это в формате общей встречи.

Четыре критерия

- По каким критериям оцениваются работы?

- Из года в год требования к работам слегка менялись, но к нынешнему конкурсу были разработаны четыре расширенных критерия.

Первый – это новизна решения. Работы оцениваются на предмет того, придумал ли автор что-то новое, насколько нестандартен его подход к решению проблемы.

Второй критерий – эффективность решения: насколько эффект от проделанной работы заметен на практике.

Третий критерий – тиражируемость и простота решения: можно ли его не только использовать в индивидуальном проекте или какой-то конкретной закупке, но и распространить на другие проекты. Насколько этот опыт ценен и применим для остальных работников – вот в чем суть данного критерия.

И, наконец, четвертый критерий – личный вклад закупщика: насколько он сам был «двигателем» этого процесса, привела ли к успеху именно проактивная позиция сотрудника, а не просто удачное стечение обстоятельств.

По каждому критерию выставляется оценка по пятибалльной шкале, все эти баллы складываются, и таким образом выявляются победители, лучшие из лучших.

- Есть ли какие-то условия по участию в конкурсе? Какие требования в целом предъявляются к представляемым работам?

- Участвовать могут только работники блока закупок. На каждый конкурс выставляется история конкретной закупки. Она должна быть уже проведена: нельзя два или три года подряд рассказывать про один и тот же проект. При этом не обязательно, чтобы сама закупка была проведена в текущем году, но именно в этом году (например, в 2023-м) мы должны были увидеть реальный эффект от нее. Это может быть длительная проработка, закупка прошлых лет. Но при этом возможен и такой вариант, что результаты от нее мы увидели только сейчас.

Лучшие из лучших

- Сколько победителей в конкурсе?

- Победитель всегда один, кроме того есть второй и третий призеры. Обычно по одному человеку на место, но в этом году у нас получилось четыре призера: третье место поделили две работы с абсолютно равным количеством баллов.

Победительницей стала Оксана Новинькова из исполнительного аппарата с проектом «История успеха на примере закупки ионообменных смол для Смоленской ГРЭС». В этой работе можно отметить тесное взаимодействие закупщика с заявителями (производственным блоком и смежными подразделениями), проведение глубокого анализа и испытания возможных аналогов ионообменных смол. Был проведен расчет эффективности и выбрано наилучшее предложение с учетом принципов операционной эффективности, на основании совокупной стоимости владения на период до 2030 года

Второе место заняла Елена Циганенко с Яйвинской ГРЭС, автор работы «Меняем правила: закупка запасных частей ЦНС Термомеханика, подбор аналогов (Яйвинская ГРЭС)». Елена оценила опыт решения задач по импортозамещению – поиску аналогов среди российских производителей для обеспечения полного перечня требуемых номенклатур. Здесь можно отметить хорошую проработку рынка, разделение потребности по сегментам рынка, повышение конкуренции между производителями.

Третье место поделили Ирина Солдатова со Смоленской ГРЭС, представившая проект «Услуги сторонних организаций по обязательному обучению производственного персонала (Смоленская ГРЭС)», и Анна Кузьмина из исполнительного аппарата с работой «Ремонт электротехнического оборудования в филиале Яйвинская ГРЭС. Категорийный подход».

История, с которой вышла на конкурс Ирина Солдатова, – это прекрасный, тиражируемый пример управления низкостоимостными закупками. В ходе работы над проектом был проведен глубокий анализ потребности в обучении производственного персонала за последние годы. Однородные запросы на обучение были выделены и объединены, по ним заключен единый многолетний договор, и за счет этой закупки в долгосрочной перспективе намечено сокращение времени оформления заявок на обучение, а значит, и затрат труда заявителя и закупщика.

Работа Анны Кузьминой отличается проактивной лидирующей позицией в ходе закупки и переговоров, организованных для определения точек соприкосновения и путей решения застарелых проблем. В результате была построена модель долгосрочного сотрудничества с подрядчиком, в основе которой лежит постоянная коммуникация между заказчиком и исполнителем, направленная на повышение качества управления договором и выполняемых работ. Кроме того, были найдены и зафиксированы наилучшие коммерческие условия.

Не ограничиваться регламентом и рутиной

- Как вы считаете, этот конкурс в целом помогает улучшить качество функций закупок?

- Безусловно. И опытные закупщики, и особенно недавно пришедшие новички в этих работах сразу же видят вовлеченность наших сотрудников. Причем коллеги не только пытаются действовать по «букве» регламентов, но и оттолкнуться от них и сделать что-то новое, необычное, расширить охват в ходе закупки и применить более глубокие знания и собственный опыт. И когда на конкретных примерах наши работники видят, что есть много коллег, готовых рассказать про такой свой опыт, про свои интересные нестандартные решения, это заинтересовывает, заряжает. И сами сотрудники начинают понимать, что именно оценивает руководство и коллеги, что конкретно подразумевается под проактивной позицией, что имеется в виду под более глубокой проработкой и, в том числе, под категорийным управлением.

После этого сотрудники пытаются в своих следующих закупках тоже использовать более глубокие и проактивные подходы. Это мы видим даже по работам участников проекта. Не буду скрывать, в первый год проведения конкурса у нас было и такое, что некоторые презентации были «проходными»: люди просто показывали то, что делали без ощутимого эффекта для компании или какого-то новаторства и личного вклада. А вот на следующий год уже все проекты были очень сильными, у людей сформировался новый подход. И из года в год эта тенденция нарастает. И поскольку выходящие в финал работы – это результат отбора лучших по филиалу, мы понимаем, что эти проекты – отражение того, что и в филиалах работа уже строится немного по-другому.

- Получается, что за время проведения конкурса заметны существенные изменения – и в качестве представленных проектов, и вообще в организации закупок, как таковых, и в филиалах?

- Конечно. Люди видят, что нужно действовать по регламентам, которые никто, разумеется, не отменяет, но уже не ограничиваются ими, а отталкиваются от них и строят свою работу в рамках тех же регламентов, но более широко и при этом с более глубоким подходом. Если раньше можно было часто услышать, например, такие заявления: «Что я могу сделать в данной ситуации? Я – закупщик, есть отдельно производственный блок, есть отдельно другие подразделения, вот они здесь принимают решение, на это я повлиять не могу...», то сейчас, в ходе этого конкурса, коллеги демонстрируют друг другу как раз те случаи, когда сотрудник смог повлиять на решения, начал лидировать какое-то направление, помогал расшевелить и производственный блок, и другие подразделения.

Когда работник видит, что он может что-то всерьез решить, ему и самому это становится интересно. Он видит цель, понимает, как к ней дойти, и преград уже становится меньше. Люди начинают осознавать, что любую задачу можно решить, если не будешь просто сидеть и ограничиваться своим рабочим местом.

Главное, что людям интересно

- Каково мнение о конкурсе коллег-закупщиков из филиалов?

- У них очень сильная мотивация, они хотят выходить на конкурс, показывать свои работы, встречаться и общаться с коллегами в финале. Хочется и себя показать, и других посмотреть – пообщаться с людьми, которые решают те же проблемы в другой части России. Разумеется, есть и заинтересованность руководителей по закупкам в каждом филиале, чтобы представить именно своих сотрудников в лучшем виде, посоревноваться, показать какой-то статус филиала. Но важна и возможность для работников встретиться, рассказать о своей работе, показать, какие трудности ты уже умеешь преодолевать, и напрямую выяснить у коллег, как они добиваются своих успехов.

Важен еще один момент: у исполнительного аппарата закупки в принципе более крупные, консолидированные. За счет этого проекты иногда смотрятся ярче, интереснее. И наша задача — сделать такие правила, чтобы этой форы за счет размера проектов не было, не получалось так, чтобы исполнительный аппарат выдвигался вперед «по умолчанию». Важно дать всем равные возможности. Тем более что филиалы, если обратить внимание на глубину проработки и серьезность подхода, смотрятся ничуть не хуже: там очень высокий уровень организации работы.

- А как вы сами можете оценить итоги проведения таких конкурсов?

- Самый главный результат – это не просто награждение и поощрение лучших. Главное, что людям стало интересно поделиться опытом, вопросами, возникающими в ежедневной работе у каждого, и показать те проблемы, на которые другие сотрудники, может быть, не обращают внимания. Уже при презентации некоторых работ одним из филиалов коллеги спрашивают: «У нас это делается вот так-то. Скажите, как нам лучше сделать, чтобы получилось так же, как у вас?». И прямо на конкурсе начинается дискуссия, вырабатывается решение уже для других филиалов, для их конкретных условий. Скорее всего, на следующих конкурсах мы увидим уже практический результат таких обсуждений, воплощения этих решений в новые проекты – и новые истории успеха!

Слово лауреатам

― Конкурс проходит уже третий год, и в нашем управлении это стало своего рода ежегодной традицией. Интересная организация, встречи с коллегами из филиалов, общение, обмен опытом из разных сложных историй и взглядом на интересные подходы со стороны. Мы достаточно мало общаемся в оффлайне и еще меньше выступаем на публике, пусть и своей… Поэтому такой конкурс - хорошая тренировка, которая помогает научиться показывать и рассказывать свою историю.

Лично для меня участие в конкурсе стало некоторым вызовом. Я взяла новую для себя историю и, на мой взгляд, интересную многим тему, сама увлеклась и свой интерес донесла до коллег, как оказалось успешно. Естественно, очень приятно, когда удается и презентовать проект, и добиться успешного результата.

― В конкурсе я принимаю участие в третий раз. Предыдущие мои показатели: 2021 год – 3 место, 2022 год – 2 место. Первоначально участие в конкурсе казалось формальностью, однако после первого же раза стало ясно: это не так! Сложные ситуации, возникающие в процессе работы, у всех закупщиков примерно одинаковые, и участники проекта нашли нестандартные пути их решения, внесли собственные инициативы и получили результат.

Хочется отметить уровень подготовки всех участников проекта. От года к году планка все выше, презентации интереснее и информативнее. В повседневной работе, учитывая опыт прошлых лет, мы ищем новые механизмы решения поставленных задач, используем успешный опыт наших коллег.

Отдельно хочется сказать о незабываемых встречах «глаза в глаза» со своими коллегами, о жарких спорах по общим волнующим вопросам. Вернувшись домой, мы чувствуем в себе силы для решения новых задач, окрыленные успехом и заряженные оптимизмом стремимся работать лучше и лучше. «История успеха» – это результат большого совместного труда с коллегами по станции, это ответственность за взятые на себя обязательства и возможность сделать свою работу качественней и интересней. Чем сложнее задача, тем интереснее результат.

Своим коллегам хочу сказать большое спасибо за помощь, профессионализм, бесценный опыт! Руководство благодарю за великолепную организацию, поддержку и веру в успех.

Признание моих достижений в работе коллегами и руководителями дает необыкновенную силу, энергию и желание работать на благо нашей компании.

― Главная цель конкурса – обмен опытом, нестандартными подходами в проведении закупок и новыми идеями по реагированию на изменения рынка. Лучшие кейсы становятся примером в дальнейшей работе, и, следовательно, имеют пролонгированный эффект в части повышения эффективности закупочных процедур и дополнительной экономии. Безусловно, приятно, когда твоя работа оценена по достоинству.

― Замечательный конкурс, который дает понять, сколько талантливых и высококвалифицированных сотрудников работает в блоке закупок! Участники получают возможность посмотреть на свою работу под другим углом и обменяться опытом с коллегами.